Toiminimen kirjanpito

Toiminimiyrittäjän tulee pitää yritystoiminnastaan kirjanpitoa muiden yritysten tapaan. Yksityiselle elinkeinoharjoittajalle on kuitenkin annettu joitakin kevennyksiä, jos liiketoiminta on suhteellisen pientä. Tällöin toiminimi on oikeutettu pitämään yhdenkertaista kirjanpitoa.

Kirjanpidon tarkoituksena on pitää erillään yrittäjän henkilökohtaiset varat yrityksen varoista. Vaikka käytännössä nämä varat ovatkin yhteisiä, on ne esimerkiksi verotuksen kannalta tärkeää osata erotella. Jos kirjanpidosta ei ole mitään henkilökohtaista tietämystä tai kokemusta, kannattaa kirjanpitäjän hankkimista harkita.

Aiheeseen liittyvää:

Lue, miten toiminimen kirjanpidon voi hoitaa Ukko Toinimi -palvelun avulla alkaen 0€/kk.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito toiminimelle?

Pienet toiminimiyrittäjät voivat käyttää kirjanpidossaan yhdenkertaista kirjanpitoa. Tällä tarkoitetaan sitä, että liiketoiminnoista merkitään kirjanpitoon saadut tulot ja maksetut menot. Yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista, eli tapahtumat kirjataan sen mukaan, minä päivänä maksu tapahtuu. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtumat merkitään aina vähintään kahdelle vastakkaiselle tilille sen mukaan, mikä on rahan lähde ja rahan käyttö. Kahdenkertainen kirjanpito on suoriteperusteista, eli tapahtumat merkitään niiden tapahtumahetkellä, esimerkiksi silloin, kun tuote myydään. Jos raha liikkuu tätä hetkeä aikaisemmin tai myöhemmin, merkitään ne omille tileilleen odottamaan.

Toiminimi voi siis tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena, jos korkeintaan yksi seuraavista ylittyy:

• Taseen loppusumma 100 000 euroa
• Liikevaihto tai vastaava tuotto 200 000 euroa
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä

Jos näistä siis kaksi tai enemmän ylittyy päättyneellä tilikaudella sekä sitä edeltävällä, tulee kirjanpito tehdä kahdenkertaisena. Varsinkin kahdenkertaiseen kirjanpitoon on suositeltavaa hankkia hyvä kirjanpitäjä. Tässä artikkelissa keskitytään enemmän pienien toiminimiyritysten yhdenkertaiseen kirjanpitoon.

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Jos lähdetään tilanteesta, jossa yrittäjällä ei ole minkäänlaista pohjaa kirjanpidolle, on kirjanpito viisainta ulkoistaa ammattilaisille. Jos kuitenkin toiminta on pienimuotoista tai sivutoimista, voi yrittäjä selvitä yhdenkertaisen kirjanpidon tekemisestä itse. Jos et ole varma, onko kirjanpitäjän hankkiminen järkevämpää kuin kirjanpidon hoitaminen itse, kannattaa miettiä alla olevia kysymyksiä.

Mistä kirjanpitoon käytetty aika on pois?

Myös yrittäjän vuorokaudessa on vain 24 tuntia. Jos kirjanpitoon uhrautuu paljon viikoittaista tai kuukausittaista työaikaa, on se pois itse yritystoiminnan ydintoiminnoista. Yrittäjän on syytä tietää oman aikansa arvo, eli tuleeko kirjanpidon ulkoistaminen jopa halvemmaksi kuin oman ajan käyttäminen?

Etenkin aloittelevien yrittäjien haasteena on usein arvioida ajankäyttöä tämällisesti. Jos aiempaa kokemusta kirjanpidosta ei ole, vaadittavien toimenpiteiden opettelussa ja hyvän kirjanpito-ohjelman löytämisessä saattaa kulua ylimääräistä aikaa. On tärkeää että toiminimen perustanut yrittäjä huolehtii myös siitä, että aikaa perheelle ja vapaa-ajalle jää riittävästi.

Paljonko kirjanpito tulee maksamaan?

Kirjanpitäjä voi veloittaa palveluistaan esimerkiksi kuukausihinnalla, tositteiden mukaan tai tuntilaskutuksella. Hinnoitteluun vaikuttaa se, paljonko toimintaa yrityksellä on. Nykyisin kirjanpitäjälle voi toimittaa tositteita sähköisesti, mikä nopeuttaa kirjanpitäjän työtä ja alentaa hintaa. Hintaan vaikuttaa myös se, paljonko ylimääräistä työtä, kuten konsultaatiota, kirjanpitäjälle teettää. Aloittelevan yrittäjän kannattaa kysellä tutuilta suosituksia ja samalla ottaa selvää, paljonko muut pienyrittäjät maksavat omista kirjanpidon palveluistaan. Suositusten kautta löytyy usein hyviä tekijöitä ja yrittäjä voi säästää aikaansa.

Onko ymmärryksesi arvonlisäverotuksesta ja veroilmoituksen tekemisestä riittävät?

Virheet maksavat joko aikaa tai rahaa, usein molempia. Jos liikevaihto ylittää 15 000 euroa, on yritys ALV-velvollinen. Alle 30 000 euron liikevaihdolla toiminimi voi saada alarajahuojennuksen arvonlisäveroon. Arvonlisäverovelvollinen laskee ja maksaa veronsa itse, alarajahuojennuksen mukaan luettuna. Verot maksetaan oma-aloitteisina veroina, joten veronmaksajan on itse tiedettävä, milloin verot tulee tilittää. Yleensä pienimuotoisella toiminimiyrittäjällä ei ole työntekijöitä perheen ulkopuolella. Jos näin kuitenkin on, tulee myös työnantajasuoritukset laskea, maksaa ja ilmoittaa tulorekisteriin. Ellei veroja muista maksaa oikeaan aikaan, joutuu verojen päälle maksamaan vielä viivästyskorkoa.

Voiko toiminimi tehdä kirjanpidon itse?

Kirjanpidon tekeminen itse ei aina ole huono ajatus. Useimpien yrittäjien kannattaa kuitenkin ulkoistaa toiminimen kirjanpito ammattilaiselle.

Kirjanpidon tekeminen itse ei toki ole aina automaattisesti huono ajatus, vaikka edelliset kohdat saattavatkin siltä vaikuttaa. Jos yksityisen elinkeinonharjoittajan toiminta on sivutoimista tai myyntiä on harvakseltaan, voi kirjanpidon tekeminen itse olla hyvä vaihtoehto. Kun kirjanpidon tekee itse, on helpompaa pysyä kärryillä yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Se on myös hyvä mahdollisuus oppia uutta.

Vaikka esimerkiksi oma-aloitteisten verojen maksaminen saattaa vaikuttaa alkuun hankalalta, tottuu niiden maksamiseen nopeasti, kunhan eräpäivät ovat merkittyinä kalenteriin. Toiminimiyrittäjän on mahdollista hakea pidennettyä verokautta, jos toiminta on tarpeeksi pientä. Jos liikevaihto on korkeintaan 30 000 euroa vuodessa ja yrittäjä ei maksa palkkaa, voi arvonlisäveron ilmoittaa ja maksaa halutessaan kalenterivuosittain tai kolmen kuukauden välein. Tämä tarkoittaa siis sitä, että tarpeeksi pienellä liikevaihdolla voi arvonlisäveron tilittää kerran vuodessa. Jos arvonlisäverovelvollisen yrittäjän liikevaihto on korkeintaan 100 000 euroa vuodessa tai yrittäjä on säännöllinen työnantaja, voi verot ilmoittaa ja maksaa kolmen kuukauden välein. Jos palkkaa maksetaan kuitenkin vain satunnaisesti, pitää työnantajasuoritukset ilmoittaa ja maksaa joka kuukausi.

Kirjanpidon perussanasto

Jotta kirjanpitoa voi tehdä itse, on ymmärrettävä edes tärkeimmät kirjanpidon käsitteet.

Tase: Tase on yrityksen omaisuuden ja velkojen perusteella tehty laskelma. Taseeseen lasketaan siis vain sellaiset erät, jotka siirtyvät seuraavalle tilikaudelle.

Tuloslaskelma: Tuloslaskelmaa pidetään taseen parina. Tuloslaskelmaan merkitään siis ne erät, jotka ovat kertyneet kuluneella tilikaudella ja niiden perusteella lasketaan tilikauden voitto. Tuloslaskelma ja tase ovat osa tilinpäätöstä, joten niitä ei vaadita yhdenkertaista kirjanpitoa pitäviltä toiminimiyrittäjiltä.

Liikevaihto: Liikevaihdolla tarkoitetaan yrityksen myyntien summaa tilikaudella. Liikevaihto on aina arvonlisäveroton. Liikevaihtoa käytetään usein mittarina yrityksen koon määrittämisessä.

Tilikausi: Tilikausi on se aika, jolta kirjanpitoa yhtäjaksoisesti tarkastellaan. Tämä on siis yleensä 12 kuukautta. Yrityksen aloittaessa tai lopettaessa voi tilikausi olla 6 – 18 kuukautta. Tilikauden ei ole pakollista noudattaa kalenterivuotta, mutta useimmiten verotuksen kannalta se on järkevintä.

Poistot: Poistot tehdään yrityksen käyttöön hankitusta käyttöomaisuudesta (kuten rakennuksista, koneista ja kalustosta). Näiden hankintojen verovähennys jaksotetaan tuleville vuosille sen mukaan, miten hankinnan arvon katsotaan laskevan. Vuoden poistot lasketaan aina edellisen vuoden jäljellä olevasta arvosta. Esimerkiksi koneiden ja kaluston poiston määrä on yleensä 25 % vuodessa edellisen vuoden jäännöksestä. Käytännössä siis nämä poistot pienentävät yrityksen laskennallista tulosta, eli myös maksettavan veron määrää.

Toiminimi: yhdenkertainen kirjanpito pähkinänkuoressa

Tässä esitellyt yhdenkertaisen kirjanpidon periaatteet eivät ole kaiken kattavia ohjeita kirjanpidon tekemiseen, vaan oikeaoppisen kirjanpidon opettelemiseen on käytettävä enemmän aikaa. Voit kuitenkin saada jonkinlaisen kuvan siitä, mitä yhdenkertainen kirjanpito käytännössä on.

Netistä voi löytää valmiita pohjia yhdenkertaisen kirjanpidon toteuttamiseen excelissä.

• Kirjanpidossa tulee näkyä ensisijaisesti yrityksen tulot, menot sekä arvonlisäveron määrä, jos yrittäjä on alv-velvollinen.
• Kaikki tapahtumat merkitään aikajärjestyksessä omille riveilleen. Rivillä tulee näkyä suorituksen päivämäärä.
• Tapahtumasta on annettava selkeä kuvaus, eli esimerkiksi myyntilaskun numero tai kuvaus ostoista ja maksetuista laskuista.
• Summista kannattaa jo tässä vaiheessa merkitä erikseen arvonlisäveroton hinta ja arvonlisäveron määrä.
• Tulojen ja menojen arvonlisäverot kirjataan eri sarakkeisiin, joten verokauden maksettavan arvonlisäveron määrän saa vähentämällä tulojen arvonlisäverosta menojen arvonlisävero.
• Verojen maksamisesta tehdään erillinen merkintä kirjanpitoon.
• Ennakkoverojen maksaminen merkitään erikseen verojen sarakkeeseen, EI yrityksen menoihin.
• Kaikista kirjanpitoon merkityistä tapahtumista on oltava kuitti tai muu tosite.

Yhdenkertainen kirjanpito on siis pääpiirteissään näin yksinkertaista. Haasteita tuokin enemmän verojen osuuden laskeminen sekä mahdolliset työnantajasuoritukset. Yhdenkertaista kirjanpitoa helpottaa kuitenkin se, että menot ja tulot voidaan kirjata sitä mukaa, kun yrityksellä on rahaliikennettä.

Toiminimi ja arvonlisävero

Pitääkö toiminimen maksaa arvonlisäveroa? Toiminimiyritys on arvonlisäverovelvollinen, jos sen vuoden liikevaihto ylittää 15 000 euroa. Alle 30 000 euron arvonlisäverottomalla liikevaihdolla saa lisäksi arvonlisäveron alarajahuojennuksen.

Huojennuksen määrä lasketaan käyttämällä Verohallinnon antamaa kaavaa:

vero – (liikevaihto – 15 000) x vero / 15 000

Arvonlisäveron suuruus on yleensä 24 %. Joillakin tavaroilla ja palveluilla on alennettu alv-kanta 14 % tai 10 %. Alla on esimerkkejä hyödykkeistä, joiden alv-kanta on alennettu.Tässä kaavassa siis liikevaihdolla tarkoitetaan arvonlisäveron alaista liikevaihtoa sekä verolla huojennukseen oikeuttavaa veroa. Tällä verolla tarkoitetaan siis suoritettavan arvonlisäveron määrää, eli myynnin arvonlisäveroa, josta on vähennetty menojen arvonlisävero. Liikevaihtoon voidaan laskea myös joitakin verottomia myyntejä, joista löytyy kattava lista Verohallinnon ohjeista.

• 14 % alv-kanta: elintarvikkeet, ravintolapalvelut ja rehut
• 10 % alv-kanta: kirjat, lehtitilaukset, lääkkeet, liikuntapalvelut, henkilökuljetukset, majoituspalvelut, kulttuuri- ja viihdetilaukset sekä tekijänoikeusjärjestöjen saamat tekijänoikeuskorvaukset
• 0 % alv-kanta: sairaanhoito, lääkärinhoito, hammashoito, koulu-, yliopisto- ja ammattikorkeakoulutus, rahoitus- ja vakuutuspalvelut, arpajaiset ja rahapelit sekä kiinteistöjen ja rakennusmaan myynnit.

Esimerkiksi uskonnolliset yhdyskunnat ja yleishyödylliset yhdistykset voivat saada vapautuksen arvonlisäverotuksesta.

Miten arvonlisävero lasketaan?

Arvonlisäveron määrää laskiessa on tärkeää muistaa, että vero lisätään tuotteen hintaan ja lasketaan siis verottoman hinnan päälle.

Arvonlisäveron eli alvin määrä lasketaan seuraavalla kaavalla:

Arvonlisäveron määrä = veroton hinta x sovellettava alv-kanta / 100

Esimerkiksi siis, jos tavaran (alv-kanta 24 %) veroton hinta on 100 euroa, lasketaan arvonlisäveron suuruus:

Arvonlisäveron määrä = 100 x 24 / 100

Arvonlisäveron määrä on siis 24 euroa ja tavaran verollinen hinta on 100 + 24 = 124 euroa.

Jos taas tiedossa on tuotteen tai palvelun kokonaishinta, ja tästä halutaan selvittää arvonlisäveron osuus, käytetään seuraavaa kaavaa:

Arvonlisäveron määrä = sovellettava alv-kanta x verollinen hinta / (100 + sovellettava alv-kanta)

Eli jos edellisen esimerkin tavaran verollinen hinta on 124 euroa ja tästä halutaan selvittää arvonlisäveron osuus, lasketaan sen suuruus:

Arvonlisäveron määrä = 24 x 124 / (100 + 24)

Arvonlisäveron määrä on 24 euroa, eli veroton hinta on 124 – 24 = 100 euroa.

Toiminimi ja vähennettävät kulut

Yksi suurimmista eteen tulevista ongelmista saattaa olla erilaisten vähennyskelpoisten kulujen kirjaaminen. Kirjanpitäjä voi säästää rahaa myös siinä, että hän tuntee verovähennyksiin oikeuttavien kulujen laskemisen ja ilmoittamisen paremmin, kuin tavallinen tallaaja.

Toiminimiyrittäjällä voi olla useita vähennyskelpoisia kuluja. Näitä ovat periaatteessa kaikki menot, mitkä liittyvät suoraan elinkeinotoiminnan harjoittamiseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi työhön tarvittavat ATK-ohjelmat ja ohjelmistot, ammattikirjallisuus ja -lehdet, YEL-maksut, korkomenot, markkinointikustannukset ja koulutusmenot. Lisäksi yrittäjällä voi olla mahdollisuus lisävähennyksiin perustuen työmatkoihin. Koska toiminimiyrittäjä ei voi nostaa palkkaa, ei hänellä myöskään ole mahdollisuutta verovapaisiin päivärahoihin eikä kilometrikorvauksiin. Jos yrittäjä käyttää omaa autoaan elinkeinotoiminnan harjoittamiseen, voi senkin kustannukset olla vähennyskelpoisia, jos käytöstä katsotaan olevan yli 50 % nimenomaan yrityksen käytössä. 

Toiminimen tilinpäätös

Pääsääntöisesti yksityisen elinkeinonharjoittajan ei tarvitse laatia tilinpäätöstä. Jos kuitenkaan yrityksen tilikausi ei ole kalenterivuosi, tilinpäätös pitää laatia. Tästä syystä toiminimiyrittäjän kannattaa aina valita kirjanpidon tilikaudeksi kalenterivuosi.

Tilinpäätös pitää laatia myös, jos kahdella peräkkäisellä tilikaudella seuraavista rajoista ylittyy kaksi:

• Taseen loppusumma 350 000 euroa
• Liikevaihto 700 000 euroa
• Tilikauden aikana keskimäärin 10 henkilöä palveluksessa.

Yksityisen elinkeinonharjoittajan eli toiminimen ei tarvitse valita tilintarkastajaa riippumatta siitä, onko tilinpäätöstä laadittu.

Onko kevytyrittäjyys helpompaa kuin toiminimen verottaminen?

Jos kirjanpidosta ei halua huolehtia ollenkaan ja yrittäminen on pienimuotoista, voi olla järkevää harkita kevytyrittäjyyttä. Esimerkiksi Ukko.fi -palvelun kautta kevytyrittäjä voi hoitaa laskutuksen ilman toiminimeä nostamalla tulot palkkana. Tällöin kirjanpitoa ei luonnollisestikaan tarvitse tehdä ja verotus toimii samalla tavalla kuin palkansaajankin.