Mitä kirjoitan asiakkaalle lähtevään laskuun?

Oletko uusi yrittäjä ja valmistaudut ensimmäisten laskujesi lähettämiseen? Tai oletko ehkä ottamassa yrityksssäsi uusia vastuita omalle tontillesi ja vertailet sitä, mitä on hyödyllisempi käyttää, laskutusohjelmaa vai Exceliä tai Wordia? Jotta asiakkaasi voivat maksaa laskusi ajallaan, sinun kannattaa varmistua, että kaikki laskulle kirjaamasi tiedot ovat varmasti oikein. Muussa tapauksessa laskun maksu saattaa viivästyä, etkä enää tiedä ehtiikö suoritus tilillesi eräpäivään mennessä vai ei. 

Tässä artikkelissa kerromme lyhyesti siitä, mitkä tiedot jokaisesta yrittäjältä tai yksityishenkilöltä eteenpäin lähtevästä laskusta pitää löytyä. Samat tiedot pitää löytyä laskusta riippumatta siitä, mitä ohjelmaa käytät sen luomiseen.

Mitä tietoja laskussa pitää olla?

Jotta voit olla luottavaisin mielin siitä, että laskuttamasi rahat saapuvat tilillesi silloin kun on siitä on asiakkaan kanssa sovittu, kannattaa huolehtia siitä että laskun tiedot on kaikki merkitty kerralla oikein. On olemassa minimivaatimukset mitä laskulta pitää löytyä. Nämä ovat:

  1. Laskun antamisen päivämäärä
  2. Laskutettavan yrityksen nimi
  3. Yrityksen Y-tunnus ja yrityksen osoite
  4. Oman yrityksen nimi
  5. Oman yrityksen Y-tunnus ja osoite
  6. Laskutettavien tuotteiden määrä ja luonne
  7. Tuotteiden yksikköhinnat
  8. ALV-kanta ja ALV:n osuus
Arvonlisäveroa ei peritä osakehuoneistojen tai kiinteistöjen vuokrauksesta tai myynnistä.
Tiesitkö, että osakehuoneistojen ja kiinteistöjen vuokraus ja myynti eivät kuulu arvonlisäveron piiriin? Voit merkitä laskulle silloin 0% arvonlisäveron kohdalle.

Mistä saan asiakkaan laskutustiedot?

Yleensä nopein tapa saada asiakkaan laskutustiedot on pyytää niitä suoraan asiakkaalta itseltään. Välillä asiakkaat saattavat kuitenkin olla tavoittamattomissa tai viestisi on ehtinyt hautautua muiden tärkeiden asioiden alle. Laskun lähettäminen ei voi silti odottaa. Miten toimia tällaisessa tapauksessa?

Mistä löydän asiakkaan Y-tunnuksen?

Asiakkaan Y-tunnus löytyy usein joko yrityksen verkkosivuilta tai hakukoneen avulla. Hakukonetta luotettavampi sivusto Y-tunnuksen etsintään on YTJ eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, joka hakee tietoja patentti- ja rekisterihallituksesta että verohallinnon tietokannasta. YTJ:n sivuilta voit hakea yrityksiä joko niiden nimen tai kyseisen Y-tunnuksen perusteella. Palvelu on aina ilmainen käyttää. Y-tunnuksen lisäksi palvelun avulla löytyy tiedot yritysmuodosta, kotipaikasta, yrityksen käyttämästä kielestä ja päätoimialasta. Samoin yrityksen yhteystiedot löytyvät haun avulla. YTJ:stä voit tarkistaa myös, onko asiakasyrityksesi kaupparekisterissä, verohallinnon rekisterissä, ennakkoperintärekisterissä ja työnantajareksiterissä. Ehkä tärkein näistä tiedoista on kuitenkin Y-tunnuksen lisäksi se, onko asiakasyrityksesi arvonlisäverollinen vai ei.

Miten arvonlisävero eli ALV toimii?

Arvonlisävero eli ALV on kulutusvero. Myyjä lisää veron myymänsä palvelun tai tuotteen myyntihintaan. Verohallinnon mukaan myyjä perii veron ostajalta, jonka jälkeen myyjän on tilitettävä vero valtiolle. Arvonlisävero lisätään jokaiseen myytyyn palveluun tai tuotteeseen mutta verovelvollinen taho voi vähentää ostohintaan sisältyneen alvin ostaessaan palvelun tai tuotteen verollista liiketoimintaansa varten. Tämä pätee silloin, kun sekä ostaja että myyjä ovat molemmat arvonlisäverovelvollisia. Loppujen lopuksi alvin maksaa kuluttaja. On kuitenkin joitain aloja, jotka jäävät arvonlisäverotuksen ulkopuolelle. Kerromme niistä lisää alla.

Majoituspalveluista verotetaan arvonlisäveroa vain 10% tavallisen 24 prosentin sijaan.

Mistä tiedän mitä ALV-prosenttia käytän laskussani?

Suomessa käytetään neljää erilaista ALV-kantaa. Mitä tämä tarkoittaa sitten käytännössä? Useimmiten Suomessa myytävien tuotteiden ja palveluiden arvonlisävero on 24% laskun summasta. Tähän on kuitenkin olemassa joitain poikkeuksia ja myös 0% arvonlisävero kuten myös 10% tai 14% ovat mahdollisia.

24%: Yleinen verokanta, joka sisältää useimmat palvelut ja tavarat

14%: Alennettu verokanta, joka sisältää elintarvikkeet, rehut sekä ravintola- ja ateriapalvelut

10%: Alennettu verokanta: lääkkeet ja liikuntapalvelut, kirjat, elokuvanäytökset, kulttuuri- ja viihdetilaisuuksien sisäänpääsy, majoituspalvelut, henkilökuljetus ja yleisradiotoiminnasta saadut korvaukset.

Puhtaasti näitä palveluita myyvät yritykset jäävät alvin ulkopuolelle

  • Osakehuoneistojen ja kiinteistöjen vuokraus ja myynti
  • Terveyden- ja sairaanhoito ja sosiaalihuolto
  • Arvonlisäverolaissa määritellyt koulutuspalvelut
  • Vakuutus- ja rahoituspalvelut
  • Arvonlisäverolaissa määritellyt, esiintymisistä ja tekijänoikeuksista saadut korvaukset
  • Postin yleispalvelut.

Voit halutessasi tarkistaa lisätietoja Verottajan sivuilta.

Onko pakko käyttää laskutusohjelmaa vai voinko tehdä laskun itse?

Voit tehdä laskun niin taulukkolaskentaohjelmalla, tekstinkäsittelyohjelmalla kuin vapaavalintaisella laskutusohjelmallakin. Jokaisen käytössä on omat etunsa. Ellet halua käyttää maksullista laskutusohjelmaa mutta et ole täysin varma siitä, osaatko luoda laskuja täysin itsenäisesti, sinun kannattaa aloittaa laskutusohjelman ilmaisversiolla ja katsoa kuinka laskutus lähtee sujumaan. Voit lukea lisää laskutusohjelmista täältä.