Laskutusohjelma ja laskutuspohja

Harvassa ovat ne yrittäjät, joiden ei koskaan tarvitse lähettää yhtään laskua. Yleisimmät tavat laskujen tekemiseen ovat Excelillä tai Wordillä tehdyt, valmiit laskupohjat tai jonkin laskutusohjelman avulla laskun laatiminen. Tässä artikkelissa vertailemme eri vaihtoehtoja ja käymme myös läpi kysymyksiä ennen valinnan tekemistä. Tämän artikkelin luettuasi sinun on toivottavasti helpompi päättää, haluatko turvautua helppoon laskutusohjelmaan vai oletko valmis kirjoittamaan laskusi käsipelillä. 

Kannattaako minun käyttää laskutusohjelmaa?

Vaikka Excelillä ja Wordillä pystyy luomaan laskuja helposti, silti varsinaisen laskutusohjelman käyttämisessä on useita etuja. Excelissä ja Wordissä kannattaa olla valmiina tyhjä pohja, johon laskutustiedot voi täyttää. Tällä menetelmällä voi pärjätä, jos kuukausittaisten laskujen määrä on pieni. Miksi monet yrittäjät pienyrittäjistä ja toiminimistä alkaen valitsevat sitten mielummin verkosta löytyvän laskutusohjelman?

Laskutusohjelman käyttö auttaa yrittäjää säästämään aikaansa ja varmistamaan sen, että asiakas pystyy maksamaan laskut ajallaan. Laskutusohjelma kirjoittaa tilinumeron joka kerta oikein ja laskutusohjelmaa käyttämällä on vaikeampi unohtaa tarvittavia tietoja. Näin asiakkaat maksavat laskunsa todennäköisemmin ajallaan ja käteiskassasi säilyy helposti ennakoitavalla tasolla. On myös olemassa liuta muita painavia syitä, joiden takia yrittäjät valitsevat pilvipalveluna toimivan laskutusohjelman. Näihin syihin syvennymme seuraavaksi lisää.

Laskutuspalvelu mobiilissa
Yrittäjille on nykyään tärkeää päästä laskutusohjelmaan myös mobiililaitteella. Tästä syystä pilvipalvelut alkavat olla laskutuksen uusi normi.

Laskujen teko Excelillä ja Wordillä

Mikä tahansa tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelma kelpaa laskujen tekemiseen. Laskujen luominen onnistuu helposti, kun käytät valmista laskupohjaa. Netti on pullollaan ladattavia pohjia, mutta jos niitä ei halua käyttää, voit myös itse rakentaa oman. Laskujen tekemiseen kannattaa kuitenkin aina olla tallennettu, tyhjä laskupohja, johon kunkin laskun tiedot voi täydentää.

Miksi kannattaa käyttää laskutusohjelmaa?

Sähköisten laskujen on todettu nopeuttavan maksuprosessia muun muassa sen vuoksi, että verkkolasku menee kerralla oikean henkilön käsiteltäväksi. Etenkään pienyrittäjät eivät yleensä halua ottaa sitä riskiä, että lasku hukkuu kiireisen asiakkaan sähköpostitulvaan, jos kyseisen henkilön tehtävä olisi joka tapauksessa vain toimia laskun eteenpäin välittäjänä. Verkkolaskutuksen on todettu vähentävän pullonkauloja ja auttavan yrittäjää pitämään käteiskassaansa tasapainossa. Kun myyntilaskut maksetaan yrittäjälle eräpäivään mennessä, ei tarvitse tukeutua yrityslainoihin yhtä usein, saati myymään myyntilaskuja kolmannelle osapuolelle rahoittaakseen esimerkiksi palkanmaksua tai omia ostolaskujaan.

Mitä asioita laskusta tulee löytyä?

Laskuille ei ole olemassa mitään virallista muotoa, mutta niille on silti määritelty, mitä asioita niistä on löydyttävä.

Liitä ainakin seuraavat tiedot lähettämääsi laskuun:

  • Laskun antamisen päivämäärä
  • Laskutettavan nimi, yrityksen Y-tunnus ja osoite
  • Oman yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite
  • Laskutettavien tuotteiden määrä ja luonne
  • Tuotteiden yksikköhinta, ALV-kanta ja sen osuus

Laskutusohjelmien ominaisuudet

Ilmainen laskutuspalvelu
Ukko Pro -palvelun ilmaisversio kertoo yhdellä silmäyksellä, paljonko saamisia sinulla on vielä odotettavissa.

Laskutusohjelmia löytyy netistä melko kirjava kokoelma. Jotkin palveluista tarjoavat kaiken mahdollisen mitä yrittäjä voi laskutusohjelmaltaan toivoa, kun taas ilmaiset laskutuspalvelut, kuten Ukko Pro -sivuston ilmaisversio täyttää alan standardit ja antaa sinun ladata pdf-muotoisen laskun, mutta ei tarjoa muita ylimääräisiä palveluita. Laskutuspohjan maksullinen versio ja muutamat muutkin maksulliset laskutusohjelmat taas menevät niinkin pitkälle, että yhdellä klikkauksella pdf-lasku menee printattavaksi ja joku muu hoitaa kirjeellä lähetettävän laskusi postituksen.

Mistä sitä sitten tietää yrittäjänä, mitkä kaikki laskutusohjelman ominaisuudet ovat juuri itselle tarpeellisia ja paljonko laskutusohjelmasta kannattaa maksaa?

Kiinnitä huomiota etenkin seuraaviin kysymyksiin:

Paljonko laskutuspalvelu maksaa ja millä ehdoin sitä käytetään?

  • Onko hinta / laatusuhde kohdillaan myös pienyrittäjille? Jos sitoudut kalliiseen ohjelmaan pitkällä tähtäimellä, mitkä ovat ne välttämättömät laskutusohjelman ominaisuudet, mitä ilman et pärjää, jotta sinun kannattaa maksaa palvelusta?
  • Onko laskutusohjelmaa ilmaista käyttää vai sitoudutko maksamaan lisenssiä kuukausittain tai vuoden kertasuorituksella? Oletko sitoutumassa pitkäkestoiseen palveluun?
  • Mitkä ovat palvelun perumisehdot?
  • Voitko kokeilla laskutusohjelmaa veloituksetta, jotta voit varmistua sen sopivuudesta omiin tarpeisiisi?
  • Jos vertailet maksullisia ja ilmaisia laskutuspalveluita, tarvitsetko varmasti kyseisen laskutusohjelman maksullisia toimintoja? Jos olet yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä, saatat selvitä ilmaisella palvelulla pitkälle.
  • Sisältyykö postipalvelu laskutusohjelmaasi niin että kirjeet lähtevät perinteisen postin kautta eteenpäin muutamalla klikkauksella? Jos asiakkaasi haluaa laskunsa perinteisenä, postitse lähetettävänä kirjeenä, paljonko aikaa sinulla kuluu postissa käymiseen tai postilaatikon ja postimerkkien etsintään? Voisitko käyttää tämän ajan yrityksesi pyörittämiseen ja tuotteidesi tai palvelujesi myyntiin ja saada siten lisämyyntiä aikaan Postissa käynnin sijasta?
Pilvipalvelut ja verkkolaskutus
Tänä päivänä yhä useamman yrittäjän ammatti ei vaadi kiinteää toimistoa. Siinä missä mobiililaitteella Excel-laskun laatiminen olisi hankalaa, verkkopalvelulla laskun lähetys onnistuu muutamalla klikkauksella.

Mitä laskutuspalvelun ominaisuuksia tarvitset?

  • Löytyykö laskutuspalvelusta kaikki tarvittavat maksuehdot: vapaavalintainen maksuehto, HETI, 7 päivää, 14 päivää ja 30 päivää?
  • Voiko laskutuspalvelulla luoda viivakoodeja ja virtuaaliviivakoodeja?
  • Voitko luoda laskun ja tallentaa sen odottamaan myöhempää hetkeä?
  • Voiko ohjelman kautta luoda myös hyvityslaskuja, jos tarve vaatii?
  • Voitko vaihtaa jo lähetetyn laskun eräpäivää?
  • Voitko lähettää maksumuistutuksen käyttämäsi laskutusohjelman kautta?
  • Onko laskutusohjelman avulla mahdollista saada kooste lähettämistäsi laskuista helpossa muodossa, esimerkiksi pdf-dokumenttina?
  • Löytyykö laskutusohjelmasta toimintoja jotka helpottavat arkeasi, kuten asiakasrekisteriin tallennettavia asiakastietoja ja tuoterekisteriin lisättäviä tuotteita? Mitä enemmän laskutusohjelmaasi voi tallentaa siihen lisäämiäsi tietoja, sitä vähemmän niihin tarvitsee käyttää seuraavalla kerralla aikaa.

Onko laskutusohjelmaa helppo käyttää?

  • Toimiiko laskutuspalvelu myös kännykällä tai tabletilla vai skaalautuuko näkymä pienellä näytöllä niin, että joudut zoomaamaan tekstiä?
  • Ellen jaksa lukea pitkiä ohjeistuksia tai katsoa opetusvideoita, opinko silti käyttämään laskutuspalvelua pienellä vaivalla?

Laskutatko asiakkaita Suomessa vai ulkomailla?

  • Onko laskutusohjelma laajalti käytössä Suomessa?
  • Löytyykö laskutusohjelmasta kaikki Suomessa tarvittavat ALV-kannat: 0%, 10%, 14% ja 24%?
  • Jos tarkoituksesi on laskuttaa rakennusalalla, tunnistaako käyttämäsi laskutusohjelma rakennusalan käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden? Vuonna 2011 käyttöön otetun arvonlisäveron muutoksen myötä rakennusalalla verot saattaa maksaa ostaja, ei myyjä.
  • Voiko laskutusohjelmalla lähettää laskuja usealla valuutalla, etenkin jos palvelet ulkomaisia asiakkaita ja yrityksiä?
  • Kääntyykö lasku tarvittaessa englanniksi, jos sinulla on ulkomaisia asiakkaita?

Laskutuspalvelun turvallisuus

  • Onko valitsemasi laskutusohjelma täysin turvallinen käyttää? Käyttääkö palvelu ainoastaan varmistettuja tietokantoja ja ISO-sertifioituja konesaleja? Varmaankaan yksikään yrittäjä ei halua omia tai asiakkaan salassa pidettäviä tietoja tietomurron kohteiksi.
  • Mitä tapahtuu jos omalle kohdalle sattuu teknisiä ongelmia? Löytyykö palvelusta automaattisia varmuuskopioita vai katoaako myyntireskontrasi ikuisiksi ajoiksi?
Säästä aikaa laskutuspohjan avulla
Voisitko tienata enemmän, jos siirtäisit aikaasi nopeamman laskutuksen ansiosta asiakkaalta laskutettaviksi tunneiksi?

Miten laskutusohjelma toimii?

Useimmat modernit laskutusohjelmat ovat pilvipalveluita, jota käyttääkseen yrittäjä ostaa maksullisen lisenssin, ellei kyse ole sitten ilmaisversiosta. Tietokoneelle ladattavat laskutusohjelmat ovat jäämässä vanhanaikaisiksi ja suurin osa pienyrittäjistä valitseekin mieluiten tietokoneen selaimella tai mobiililaitteen selaimella toimivan laskutusohjelman. Verkkolaskutuksen etu on se, että laskujen kiertoaika nopeutuu ja yrittäjänä säästät myös omaa aikaasi, kun pystyt tallentamaan asiakkaidesi tiedot ja tuotetiedot ohjelmaan seuraavaa kertaa varten.

Mikä on hyvä, ilmainen laskutusohjelma?

Sekä yksityiset henkilöt että yritykset voivat käyttää Ukko Pro -palvelua
Ukko Pro -palvelussa voit valita lähetätkö laskun yrityksenä vai yksityishenkilönä

Markkinoilla on myös ilmaisia laskutusohjelmia, kuten esimerkiksi Ukko Pro. Tämä ilmainen laskutusohjelma soveltuu vaikka toiminimen eli yksityisen elinkeinonharjoittajan käyttöön. Kun haluat tehdä uuden laskun laskutusohjelman avulla, rekisteröidy ensin palvelun ilmaiskäyttäjäksi. Kirjaudu seuraavaksi sisään käyttäjänimeäsi ja salasanaasi käyttäen. Ilmaista versiota käyttäessäsi voit luoda standardin mukaisia laskuja ja ladata ne laitteellesi pdf-muodossa, ilman että sinun tarvitsee ladata koneellesi minkäänlaisia ohjelmia. Riittää kun surffaat sivustolle ja kirjaudut palveluun sisään.

Maksullinen laskutusohjelma: mitä hyötyjä saan, jos maksan?

Maksulliset laskutusohjelmat perustuvat siihen, että ne voivat nopeuttaa ja helpottaa laskutustasi huomattavasti. Tässä auttavat erilaiset asiakastietojen ja tuotetietojen tallennusmahdollisuudet, automaattisesti täyttyvät tiedot ja kopioitavat laskupohjat, joita voit käyttää uudelleen ja uudelleen.

Tallenna tuote laskutuspohjaan, jos uskot tarvitsevasi sitä uudelleen
Ukko Pro antaa sinun tallentaa tuotteita palveluun, jolloin laskun luominen helpottuu jatkossa. ALV-kannan löydät valikosta.

Miten lasku luodaan laskutusohjelmalla?

Esimerkkinä käytetyssä Ukko Pro -palvelussa lasku luodaan klikkaamalla ”uusi lasku” -painiketta vasemman laidan valikosta. Jos kyseessä on tuttu asiakas, jolle olet lähettänyt laskuja ennenkin, voit etsiä tallennetut tiedot ”asiakkaat” -sivulta ja klikata sitten kuvaketta, jossa lukee ”uusi lasku”. Ellet ole tallentanut asiakasta tai lähetät laskua kyseiseen suuntaan ensimmäistä kertaa, laskun luominen aloitetaan täyttämällä asiakasyrityksen Y-tunnus siihen varattuun kenttään. Palvelu nopeuttaa laskun luomista huomattavasti, sillä seuraavaksi ohjelma täyttää kaikki muut tarvittavat kentät automaattiseti Y-tunnuksen avulla. Sinun tarvitsee ainoastaan painaa joko ”enter” tai ”tab” -painiketta ja tarkistaa että automaattisesti täytetyt tiedot vastaavat asiakkaan sinulle antamia laskutustietoja.

Seuraavaksi pääset täyttämään maksamiseen liittyviä tietoja. Laskun maksuehdot ja eräpäivän voit valita toiselta välilehdeltä. Vaikka samalta sivulta löytyvät myös laskun numero ja viitenumero, näitä ei yleensä muokata. On kuitenkin hyvä varmistaa että lasku on lähdössä oikeassa valuutassa ja oikealla kielellä. Joskus laskua luovalla yrityksellä tai yrittäjällä on myös useampi tilinumero. Ukko Pro -palvelussa voit valita haluamasi tilinumeron ja myös sen, muodostaako laskutusohjelma viivakoodin juuri tämän tilinumeron mukaan. Laskulle voit lisätä myös liitteen, niin halutessasi.

Kun olet täyttänyt yrityksen Y-tunnuksen Laskutusohjelma.fi -sivuston kenttään ja loput tiedot ovat täyttyneet kenttiin automaattisesti, siirryit valitsemaan tilinumeron maksua varten. Tämän jälkeen pääset täyttämään laskulle tulevia tuotteita tai palveluita ja niiden hintoja ”laskurivit” -välilehdelle.

Laskuun pitää täyttää tiedot siitä, miksi aiot veloittaa ilmoittamasi summan. Tällä tarkoitetaan käytännössä katsoen sitä, mitä tuotteita tai palveluita olet asiakkaallesi myynyt. Kun haluat lisätä laskullesi yleisen kuvauksen, klikkaa ”vapaa teksti ennen laskurivejä” -painiketta. Tuotteet pitää eritellä tämän jälkeen vielä omille laskuriveilleen. Eritelläksesi tuotteet, sinun pitää seuraavaksi klikata ”uusi tuote” -painiketta. Näihin kenttiin pitää kirjoittaa vähintäänkin tuotteen nimi, määrä, yksikkö sekä yksikköhinta. Kun olet saanut tiedot lisättyä niille varattuihin kenttiin, älä unohda klikata ”tallenna” -painiketta. Seuraavaksi kannattaa tarkistaa että tuotteisiin liittyvät tiedot ovat kaikki täytetty oikein. Jos korjattavaa löytyy, tietojen muokkaaminen onnistuu kyllä. Ensimmäisen laskurivin lisättyäsi sinun on mahdollista muokata, kopioida tai poistaa rivi sen oikeasta laidasta.

Kun kaikki haluamasi tuotteet ja palvelut on lisätty laskujen riveille, viimeisellä välilehdellä pääset vielä tarkistamaan tiedot viimeisen kerran. Monet laskut lähetetään edelleen sähköpostin kautta ja silloin moni haluaakin lisätä yksilöllisen tervehdyksen laskun saajalle, jolloin lähettäjä pääsee kiittämään asiakastaan yhteistyöstä. Jos haluat lisätä oman tervehdyksesi Laskutusohjelma.fi -palvelun kautta, voit kirjoittaa sen viimeiselle välilehdelle. Kun klikkaat ”jatka” -painiketta, ohjelma kertoo sinulle vielä kerran, minkä lähetystavan olet valinnut laskullesi. Voit halutessasi myös tallentaa laskusi nyt ja lähettää sen myöhemmin.

Laskutuspohja täyttää tärkeät tiedot automaattisesti, jolloin asiakkaasi voi maksaa laskun eräpäivään mennessä.
Jotta asiakkaasi voivat maksaa laskusi ajallaan, niiden tulee olla virheettömästi kirjoitettuja. Laskutuspohjan automaattinen tietojen täyttö sekä tallennusvaihtoehto pitävät tietojen oikeellisuudesta huolen.

Miten lasku lähetetään laskutusohjelman kautta?

Koska etenkin isoilla yrityksillä saattaa olla pidempikin lista tavoista joilla he vastaanottavat laskuja, on tärkeää että voit itse valita sinulle parhaiten sopivan lähetystavan. Esimerkiksi mainitsemassamme, ilmaisessa Ukko Pro -palvelussa pääset valitsemaan parhaan lähetystavan neljästä eri vaihtoehdosta.

Näin lähetät laskun Ukko Pro -palvelun kautta
  1. vaihtoehto: ”ei lähetystä”. Voit ladata laskun laitteellesi sen lähettämisen sijaan. Tämän jälkeen voit lähettää sen asiakkaallesi esimerkiksi sähköpostilla, Skpessä, Whatsapp-viestipalvelussa tai muun palvelun, kuten yhteydenpitoon tarkoitetun Slackin tai tiedostojen säilyttämiseen ja jakamiseen tarkoitetun Dropbox-pilvipalvelun kautta.
  2. vaihtoehto: ”lähetys sähköpostitse”. Laskutusohjelma.fi lähettää laskun asiakkaallesi puolestasi sähköpostilla. Tämä on yksi käytetyimmistä lähetystavoista.
  3. vaihtoehto: ”postilasku”. Lasku lähetetään asiakkaalle Postin kautta paperisena. Vain muutama klikkaus riittää, Laskutuspohja-palvelu hoitaa loput.
  4. vaihtoehto: ”verkkolaskutus”. Tämä vaihtoehto on käyttäjälle sopiva vain siinä tapauksessa, jos yrityksellä on oma verkkolaskuosoite. Tämä on monen ison yrityksen suosima tapa vastaanottaa laskuja ja Suomessa erittäin käytetty malli.
Voit lähettää Ukko Pro -laskun neljällä eri tavalla
Ukko Pro antaa sinulle 4 vaihtoehtoa laskun lähettämistavaksi.

Laskutusohjelma.fi -palvelun ominaisuudet

  • Ilmaisversio tarjolla kaikille asiakkaille. Ilmaisversio sisältää standardin mukaiset laskut ja mahdollisuuden ladata pdf-laskuja laitteellesi. Sinun ei tarvitse ladata koneellesi erillistä ohjelmaa, vaan voit käyttää palvelua verkossa. Jos haluat joitain lisätoimintoja laskutuspalveluusi, harkitse silloin maksullista versiota.
  • 30 päivän ilmainen koeaika täysversioon. Koeaika ei sido asiakiasta jatkamaan palvelun tilausta tai muutenkaan johda sinua maksulliseen tilaukseen. Koeajan umpeutuessa voit itse päättää, haluatko siirtyä maksulliseen palveluun joka on tällä hetkellä 10 euroa kuussa, vai riittääkö palvelun ilmaisversio sinulle.
  • Voit lisätä ja poistaa käyttäjiä laskutuspalvelusta, jos haluat että myös muut voivat käyttää samaa käyttäjätiliä. Koska voit luoda roolit eri käyttäjäryhmille, voit samalla rajata mitä oikeuksia annat kullekin käyttäjälle.
  • Automaattinen asiakastietojen täyttö Y-tunnuksen perusteella.
  • Asiakastietojen ja tuotetietojen tallennusmahdollisuus tulevien laskujen luomista helpottamaan.
  • Useita eri valuuttoja.
  • Voit tallentaa monta eri tilinumeroa palveluun. Kun tallennat tilinumerosi palveluun ja tarkistat sen kerran, säästyt myöhästyneiltä maksuilta, jotka johtuvat väärin kirjoitetusta tilinumerosta.
  • Voit lisätä laskuun henkilökohtaisen tervehdyksen tai kiitoksen tehdystä yhteistyöstä, joka lähtee asiakkaallesi sähköpostilaskun yhteydessä.
  • Neljä eri laskun lähetystapaa – voit päättää lähteekö lasku digitaalisesti haluamallasi tavalla, sähköpostitse, postin välityksellä vai verkkolaskuna.
  • Jos asiakkaasi haluaa nimenomaan perinteisen paperilaskun, laskutusjärjestelmä lähettää laskusi tulostuspalveluun ja sieltä eteenpäin Postin kannettavaksi. Tämä kaikki onnistuu yhtä painiketta klikkaamalla ja voit luottaa siihen että laskusi lähtee eteenpäin ajoissa. Paperiset laskut lähetetään asiakkaillesi ikkunallisessa kirjekuoressa ja vastaa pdf-laskua, joten voit esikatsella myös paperisia laskujasi Ukko Pro -verkkopalvelussa.
  • Voit ladata laskun laitteellesi.
  • Voit lähettää laskun uudelleen, jos se sattui esimerkiksi lähtemään väärälle kontaktihenkilölle tai se on hukkunut vastaanottajan päädyssä.
  • Jos laskua ei olla maksettu ajoissa, voit lähettää maksumuistutuksen muutamalla klikkauksella.
  • Jos sinun tarvitsee syystä tai toisesta lähettää asiakkaallesi hyvityslasku, myös se onnistuu pienellä vaivalla.
  • Voit vaihtaa laskusi eräpäivää, vaikka ensimmäinen versio oltaisiin jo ehditty lähettää.
  • Voit kopioida laskun. Tämä nopeuttaa laskun lähettämistä samalle asiakkaalle seuraavalla kerralla.
  • Koostetta laskuista on kätevää tutkia pdf-tiedoston ansiosta.
  • Laskutuspalvelu.fi tunnistaa rakennusalan käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden.
  • Laskutuspalvelu.fi käyttää ainoastaan korkeita ISO-sertifikaatin täyttäviä (PCI DSS / ISO 27001) konesaleja ja varmistettuja tietokantoja, joten ulkopuoliset eivät voi päästä käsiksi salassa pidettäviin tietoihin.
  • Koska laskutustiedoista otetaan automaattiset varmuuskopiot joka ikinen päivä, yrittäjän ei tarvitse pelätä tietojen katoamista teknisten vikojen yllättäessä. Laskut ovat paremmassa turvassa kuin koneesi kovalevyllä.
  • Jos valitset Laskutuspalvelu.fi -palvelun maksullisen version, voit maksaa joko kuukauden kerrallaan tai vuodeksi eteenpäin. Pienemmän kuukausihinnan saat kun maksat palvelun tilauksen koko vuodeksi eteenpäin.
Säästä aikaasi käyttämällä laskutuspohjaa
Oletko oman alasi spesialisti ja lähdössä yrittäjäksi? Ellet usko aikasi riittävän laskutuksen opetteluun, ilmaiset tai maksulliset laskutuspohjat voivat auttaa sinua luomaan standardin mukaisia laskuja.

Mitä verkkolaskutusosoite tarkoittaa?

Verkkolaskutusosoite on sarja numeroita, jonka perusteella lasku päätyy aina oikealle vastaanottajalle. Verkkolaskutusosoite voi olla jokin seuraavista:

  • IBAN-tunnus
  • OVT-tunnus
  • verkkolaskutili tai
  • verkkopalvelutunnus.

Useat yritykset käyttävät OVT-tunnusta sen käytännöllisyyden vuoksi. OVT-tunnusta muodostettaessa käytetään Verohallinnon tunnusta 0037, yrityksen Y-tunnusta sekä viittä ylimääräistä numeroa. Koska yritys voi valita nämä viisi numeroa itse, tunnus on helpompi pitää mielessä. Numeroiden avulla voi lisäksi määritellä vaikka sen, mille osastolle lasku kuuluu. Tämä puolestaan auttaa laskun maksajaa pysymään kartalla kunkin osaston laskuista ja tarvittaessa palvelun tilaaja löytyy ison yrityksen sisältä helpommin.

Miten OVT-tunnus lasketaan?

OVT-tunnus lasketaan seuraavalla kaavalla:

Verohallinnon tunnus + Y-tunnus + 5 vapaavalintaista numeroa

Mistä asiakkaan verkkolaskutusosoitteen voi löytää?

Jos asiakas ei ole lähettänyt sinulle omaa verkkolaskutusosoitettaan, voit tarkistaa sen Tieken eli Tietoyhteiskunnan kehittämishankkeen verkkolaskutuksia listaavasta osoitteistosta. Jos asiakasyritykselläsi on useita verkkolaskutusosoitteita, etkä tiedä mikä niistä on juuri se oikea, silloin tämä kannattaa vielä tarkistaa asiakkaaltasi. Arvaamalla voi myös mennä metsään, joka tarkoittaa käytännössä sitä että teet asiakkaasi laskun maksusta tarpeettoman vaikeaa. Pahimmassa tapauksessa asiakkaasi ei voi maksaa laskua eräpäivään mennessä.

Voiko laskutusohjelman avulla lähettää laskuja ulkomaille?

Suomeen laskua lähettäessäsi voit käyttää mitä tahansa yllä mainittua laskutustapaa, ne ovat kaikki suomalaiseen laskutukseen soveltuvia vaihtoehtoja. Myös ulkomaille laskua lähettäessäsi voit hyvin käyttää Laskutuspalvelu.fi -verkkopalvelua. Ensinnäkin, voit valita millä valuutalla laskusi lähtee eteenpäin. Jos lähetät laskun ulkomaille, on todennäköistä että parhaiten se menee perille sähköpostin välityksellä. Tähän on muutamakin syy. Ensinnäkin, ulkomaiset yritykset eivät välttämättä käytä Suomessa tunnettuja verkkolaskutusosoitteita. Postin kautta laskua lähettäessäsi sinun kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi postin perille pääsyn nopeus ja todennäköisyys. Et varmaankaan halua, että 14 päivän maksuajalla varustettu laskusi löytää maksajan pöydälle vasta sen jälkeen, kun eräpäivä on umpeutunut.