Kirjanpito on tärkeää monestakin syystä. Sen lisäksi, että kirjanpidosta on säädetty tarkat lait, on siitä paljon hyötyä myös yrittäjälle itselleenkin. Kirjanpidon ei siis pitäisi tuntua tylsältä pakkopullalta, vaan se voi todella antaa tietoa yrityksen sidosryhmille sekä auttaa yritystä suunnittelemaan toimintaansa pidemmälle.
Mitä on kirjanpito?
Yksinkertaisuudessaan kirjanpidolla tarkoitetaan rahaliikenteen seurantaa. Kirjanpitoa voi tehdä yksityishenkilö omista menoistaan ja tuloistaan, yritys lakisääteisten velvollisuuksiensa mukaan, urheilujoukkue, yhdistys tai mikä tahansa muu taho, jolla on sekä tuloja että menoja. Kirjanpidosta tulee löytyä tulot, menot ja viivan alle jäävä osuus – oli se sitten voitollista tai tappiollista.
Kirjanpidosta tulee löytyä tulot, menot ja viivan alle jäävä osuus – oli se sitten voitollista tai tappiollista.
Oikein tehty kirjanpito kertoo mikä yrityksen taloudellinen tilanne on ja miten kyseisellä taholla kaiken kaikkiaan menee. Yritysmaailmassa kirjanpito antaa merkityksellistä tietoa tietenkin yritykselle itselleen, mutta myös yrityksen sidosryhmille ja tässä artikkelissa pureudutaankin nimenomaan yritysten kirjanpitoon. Yritykselle kirjanpito on useimmiten pakollista ja siitä on säädetty laissa. Se onko yrityksellä velvoitteet kirjanpidon pitämiseen ja tilinpäätöksen julkistamiseen, riippuvat yritysmuodosta sekä yrityksen koosta.
Miksi kirjanpitoa pitää tehdä?
Kirjanpito on tärkeää useasta syystä. Laki tietenkin määrittää, mitä kirjanpidosta täytyy löytyä. Lisäksi usein viitataan myös hyvään kirjanpitotapaan. Tätä ei ole laissa määritelty tarkkaan, vaan laki ainoastaan vaatii noudattamaan hyvää kirjanpitotapaa. Käytännössä siis lain lisäksi tulee olla tietoinen annetuista asetuksista, ohjeista ja määräyksistä. Kirjanpidon tekeminen vain siksi, että niin täytyy tehdä on oikeastaan vain yksi syy sen tekemiseen. Vaikka laki ei vaatisi kirjanpidon tekemistä, olisi se silti erittäin suositeltavaa kaikille yrityksille. Alla olemme käyneet läpi muutamia tärkeimpiä syitä.
Yritystoiminnan suunnittelu
Oikein ja hyvin tehdyn kirjanpidon perusteella yritys voi tehdä menestyksellistä tulevaisuuden suunnittelua. Kirjanpito mahdollistaa vertailun esimerkiksi edeltävän vuoden samaan ajankohtaan, myyntipiikkeihin ja hiljaisiin kausiin. Nämä tiedot ovat erittäin tärkeitä etenkin sellaiselle yritystoiminnalle, jossa henkilöstön määrää säädellään sen mukaan millaisia myyntejä on odotettavissa. Kirjanpidon perusteella pystytään myös tekemään investointisuunnitelmia, budjetteja sekä asiakaskannattavuuslaskelmia.
Tilinpäätös ja veroilmoitukset
Kirjanpidon avulla tehdään myös jo mainittu tilinpäätös, jonka perusteella puolestaan tehdään tulovero- ja arvonlisäveroilmoitukset. Joitakin asioita yrityksen pitää koostaan riippuen raportoida viranomaisille jopa kuukausittain. Tällainen on esimerkiksi Verohallinnolle tehtävä arvonlisäveroilmoitus. Mikäli kirjanpitoa ei siis järjestäen pidettäisi, olisi suuryritys todellisessa lirissä yrittäessään sekalaisista kuiteista laskea, paljonko sen pitää tilittää arvonlisäveroa verottajalle myyntiensä ja ostojensa jälkeen. Tiukat raportointiajat myös ohjaavat kirjanpitoa säännöllisyyteen. Mikäli esimerkiksi tuon jo mainitun arvonlisäveroilmoituksen toimittaa myöhässä, joutuu yritys maksamaan siitä ”sakkoa” verottajalle.
Verosuunnittelu
Kirjanpito mahdollistaa verosuunnittelun. Verosuunnittelulla on usein hieman negatiivinen kaiku, mutta verotuksen huomioiminen yrityksen toiminnassa on ainoastaan järkevää. Se, että toimintatavoissa pyritään optimoimaan mahdollista verotaakkaa ei ole sama asia kuin aggressiivinen ja keinotekoinen veronkierto. Monet erät kirjanpidossa voidaan merkitä usealla tavalla ja niillä on vaikutuksia siihen, paljonko lopulta veroa tulee maksettavaksi. Myös verovähennysten saaminen kirjanpidon pohjalta on eräänlaista verosuunnittelua.
Rikollisuuden ehkäisy
Kirjanpito pitää pelin rehellisenä. Sen lisäksi, että kirjanpidon on tarkoitus auttaa yritystä menestymään ja pysymään kartalla omasta tilanteestaan, kirjanpidolla pyritään myös ehkäisemään rikollisuutta. Koska kirjanpitoon viedään liikesuoritukset tositteiden perusteella, ei ole helppoa ujuttaa yrityksen tuloihin niin sanottua likaista rahaa. Virheellisellä kirjanpidolla tämä voi toki onnistua, eli niin sanotulla rahanpesulla, mutta sillä on Suomen kaltaisessa yhteiskunnassa usein hyvin lyhyet jäljet.
Rahoituksen hakeminen
Rahoitusta on hankala saada ilman todisteita yrityksen tuotosta. Useat yritykset ovat jossain vaiheessa elinkaartaan tilanteessa, jossa se tarvitsee rahoitusta esimerkiksi uusien investointien kattamiseen tai toiminnan laajenemiseen. Rahoittajat eivät voi tietää, minkälainen yritys on rahoitusta hakemassa, ellei liiketoiminnasta ole mitään faktaa. Kirjanpito – ja siten tilipäätös – kertovat tiiviisti potentiaaliselle rahoittajalle, kuinka hyvin yritys on menestynyt, minkälaista varallisuutta sillä on ja toisaalta, onko sillä muita velkoja. Uudelle yritykselle tämä tietenkin voi olla hankalaa, kun kirjanpitomateriaalia ei ole vielä ehtinyt syntyä, mutta muille yrityksille tilinpäätöksen merkitys rahoituksen saamisessa on itsestäänselvyys.
Tuloksen ymmärtäminen
Kirjanpito selittää tulosta. Tilinpäätöksessä viimeiseksi näkyy yrityksen tilikauden tulos. Esimerkiksi vertaillessa uuden ja vanhan tilikauden tilinpäätöksiä, voi nähdä että liikevaihto olisi esimerkiksi kasvanut, mutta tulos pienentynyt. Taustalla ei aina välttämättä ole liiketoiminnan heikentyminen vaan yritys on voinut tehdä varoillaan esimerkiksi suuria investointeja toimintansa kehittämiseen. Pelkän tuloksen tuijottaminen saa näyttämään siltä, että yrityksellä on mennyt huonommin kuin edellisenä vuonna. Jos kirjanpidossa ei eriteltäisi kuluja, eriä ja niiden liikkeitä yksityiskohtaisesti, voisi olla hankalaa myöhemmin enää tietää, miksi tulos on heikentynyt.
Milloin yrityksellä on kirjapitovelvollisuus?
Nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että mitä suurempi yritys on kyseessä, sitä vaativammat kirjanpitovaatimukset ovat. Jotta yrityksen olisi helpompi ymmärtää omat kirjanpidolliset vaatimuksensa, yritykset on jaettu kokonsa mukaan mikroyrityksiin, pienyrityksiin sekä suuryrityksiin.
Yritys lasketaan mikroyrityksesksi, mikäli yrityksellä on
- taseen loppusummana enintään 350 000 € TAI
- liikevaihtoa maksimissaan 700 000 € TAI
- tilikaudella ollut töissä keskimäärin kymmenen henkilöä.
Yllä mainituista enintään yksi raja saa ylittyä tilikauden aikana, jotta yritys voidaan laskea mikroyritykseksi.
Yritys lasketaan pienyritykseksi, mikäli yrityksellä on
- taseen loppusummana enintään 6 000 000 € TAI
- liikevaihtoa maksimissaan 12 000 000 € TAI
- tilikaudella ollut töissä keskimäärin 50 henkilöä.
Yllä mainituista enintään yksi raja saa ylittyä tilikauden aikana, jotta yritys voidaan laskea pienyritykseksi.
Yritys lasketaan suuryritykseksi, mikäli yrityksellä on
- taseen loppusummana enintään 20 000 000 € JA / TAI
- liikevaihtoa maksimissaan 40 000 000 € JA / TAI
- tilikaudella ollut töissä keskimäärin 250 henkilöä.
Yllä mainituista vähintään kaksi raja tulee ylittyä tilikauden aikana, jotta yritys voidaan laskea suuryritykseksi.
Ne yritykset, joilla ylittyy kaksi pienyrityksen rajan rikkovaa kohtaa, mutta jotka eivät kuitenkaan ylitä niitä rajoja, joilla yritys voidaan laskea suuryritykseksi, kutsutaan osuvasti keskisuuriksi yrityksiksi. Keskisuuret yritykset eivät pääse täysin nauttimaan pienempien mikro- ja pienyritysten helpotuksista, mutta niiden ei kuitenkaan tarvitse noudattaa suuryritysten vaatimuksia.
Kun yritys luokitellaan mikroyritykseksi, voi yritys kirjanpitolain mukaan jättää tilinpäätöksen tekemättä. Tämä ei kuitenkaan poista yrityksen velvollisuutta tehdä veroilmoitusta, mikä on hyvin tilinpäätöstä vastaava dokumentointi. On kuitenkin hyvä huomioida, että esimerkiksi yritystoimintaa rahoittava pankki saattaa lakisäädöksestä huolimatta haluta myös mikroyritykseltä tilinpäätöksen nähtäväksi.
Mikäli yritystä ei toimintansa suuruuden vuoksi voida enää lukea mikroyritykseksi, on yrityksellä lakisääteinen kirjanpitovelvollisuus. Kirjanpitoa voi pitää kahdella tavalla – joko yhden- tai kahdenkertaisena.
Yrityksen tulee kuitenkin pitää kirjanpitoa kahdenkertaisena, mikäli kaksi seuraavista ehdoista täyttyy. Kahdenkertaista kirjanpitoa varten yrityksellä tulee olla
- tase yli 100 000 € JA / TAI
- liikevaihto tai liikevaihtoa vastaava tuotto yli 200 000 € JA / TAI
- palveluksessaan yli kolme työntekijää.
Kirjanpitoa ammatikseen tarjoavat tahot usein toteuttavat kirjanpidon kahdenkertaisena, vaikka se ei yrityksen liiketoiminnan puolesta olisi pakollista. Nykyisin teknologia on tehnyt kahdenkertaisen kirjanpidon pitämisen lähes yhtä helpoksi kuin yhdenkertaisen kirjanpidon pitämisen. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa laskulla myyty tavara tai palvelu viedään myyntitilin lisäksi myyntisaatavien tilille. Puolestaan laskulle ostettu tavara tai palvelu viedään sekä ostotilille että ostovelkojen tilille. Näin ollen ostovelat ja myyntisaatavat ovat yrityksellä koko ajan helposti osoitettavissa. Kaksinkertainen kirjanpito voi tuntua työläältä, jos myynti- ja ostotapahtumia tapahtuu kerran kuukaudessa yhden ihmisen toimesta, mutta mikäli niitä tapahtuu kerran minuutissa usean ihmisen toimesta, on kirjanpito oikeastaan ainoa keino millä yritys voi pysyä kärryillä omista menoistaan ja tuloistaan.
Miten kirjanpitoa tehdään?
Käytännössä kirjanpito koostuu siitä, miten yritys myy ja ostaa tuotteita tai palveluita. Myydessään yritys vastaanottaa rahaa ja ostaessaan yritys luovuttaa rahaa toiselle osapuolelle jotakin rahanarvoista asiaa vastaan. Kirjanpitolaki määrää, että kirjanpidon on tapahduttava aika- ja asiajärjestyksessä.
Yrityksessä tapahtuvia rahasuorituksia kuten myyntejä ja ostoja kutsutaan liiketapahtumiksi, jotka kuvataan tositteille. Tositteita ovat muun muassa kuitit, osto- ja myyntilaskut, tiliotteet ja matkalaskut. Tositteet ovat ikään kuin päiväkirja, joista nähdään mitä liiketapahtumissa on oikein tapahtunut, eli mikä rahasumma on ollut kyseessä, mistä raha on siirtynyt ja minne, milloin raha on siirtynyt, kenen toimesta ja miksi raha on siirtynyt. Kirjanpitäjä tekee tositteiden perusteella kirjanpitoon kirjauksia ja tästä syystä tositteen tulee selkeästi ilmaista mitä liiketapahtumassa on tapahtunut.
Näiden tositekirjausten perusteella kirjanpitäjä laatii tilinpäätöksen. Tilinpäätös on selvitys menneen tilikauden tapahtumista. Tilikauden pituus on yleensä 12 kuukautta. Tilinpäätöksestä käyvät ilmi sekä tase- että tuloslaskelma. Taseesta käy ilmi tilinpäätöspäivän taloudellinen tilanne, eli yrityksen sen hetkiset varat ja velat. Tuloslaskelmasta puolestaan selviää miten yrityksen tulos on muodostunut menneellä tilikaudella. On hyvä ymmärtää, että tulos voi olla myös negatiivinen, mikäli yrityksen toiminta on ollut tappiollista. Toisaalta on hyvä myös ymmärtää, että pelkkiä lukuja seuraamalla ei aina näe kaikkea. Tällaisten tilanteiden takia yritykset rakentavat tilinpäätöksen yhteyteen toimintakertomuksen kyseessä olevalta tilikaudelta. Mikro- ja pienyrityksillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta toimintakertomuksiin, mutta suurempien yrityksien kohdalla toimintakertomus on pakollinen.
