Kassabudjetin laatiminen

Kassabudjetin laatiminen lähtee siitä, että yritys ennakoi kuukauden tulot ja menot varmistaen, että kassassa on oikea määrä rahaa oikeaan aikaan. Vaikka yrityksellä olisi kuinka paljon sidottua omaa pääomaa esimerkiksi kiinteistöissä, siitä ei ole juuri hyötyä silloin, kun laskujen eräpäivä lähestyy. Kirjanpito ja budjetointi eroavat toisistaan siis siinä, että rahamenot ja -tulot merkitään kirjanpitoon, kun tuote on toimitettu tai palvelu suoritettu. Kassabudjettiin se merkitään kuitenkin sille kuukaudelle, milloin varsinainen raha liikkuu. Kassabudjetin tekeminen ei ole pakollista, kuten esimerkiksi kirjanpidon. Budjetti tuleekin ainoastaan yrityksen omaan käyttöön. Siitä kuitenkin saa tärkeää tietoa yrityksen varojen riittävyydestä, eli sen tekeminen ehdottomasti kannattaa.

Kassabudjetin asettelu

Aloittavan yrityksen on hyvä jakaa esimerkiksi vuosineljänneksen kassabudjetin tarkastelujaksot kuukausiin. Eli yrityksen tulot ja menot kirjataan taulukkoon sen mukaan, paljonko niitä arvioidaan kuukaudessa olevan. Yli vuoden päähän ulottuvaa budjetointia voi tehdä vuositasolla ja jakaa vuosi pienempiin osiin, kun se on ajankohtaista. Yritystutkimus ry:n sivuilla on valmiita lomakkeita budjetin tekemiseen. Näistä näkee hyvin varsinkin sen, kuinka budjetin asettelu kannattaa toteuttaa.

Budjetin tulot eli kassaanmaksut

Kassavirtaa laskettaessa otetaan huomioon myös lainat, vaikka ne eivät ole yrityksen tuloa.

Ensimmäisenä budjettiin tulee merkitä kauden alussa oleva alkukassa. Alkukassalla tarkoitetaan siis yrityksen käteisvaroja sekä pankkitileillä olevia rahoja. Sen jälkeen arvioidaan kuukauden myynnit. Tässä tulee ottaa huomioon esimerkiksi kaudesta tai markkinointikampanjoista johtuvat muutokset myynneissä. Esimerkiksi ravintola, jolla on valtava terassi kesällä, ei pääse samoihin myyntilukemiin talvikaudella. Tällöin budjetissa tulee ottaa huomioon se, että osa kustannuksista pysyy silti samoina ympäri vuoden ja niihin on riitettävä varoja myös, vaikka myynneillä niitä ei voitaisikaan kattaa.

Myyntitulojen lisäksi kassabudjetin tuloksi merkitään yrityksen nostamat lainat. Se voi tuntua kummalliselta, koska lainarahahan on maksettava takaisin tulevaisuudessa. Kassabudjettia luodaan kuitenkin ainoastaan likvidien varojen näkökulmasta. Eli silloin, kun laina on yrityksen käytettävissä, lasketaan se yrityksen tuloksi. Lainasta aiheutuvat lyhennykset ja korot merkitään sitten tulevien kausien menoiksi.

Budjetin menot eli kassastamaksut

Kaikki yrityksen kuukausittaiset maksut merkitään budjetin menoihin. Tällaisia ovat esimerkiksi palkat sivukuluineen, ostot ja ostolaskujen maksut, markkinointikulut, puhelin ja sähkö, vuokrat ja lainojen lyhennykset. Kulut arvioidaan mahdollisimman realistisesti, mieluummin pyöristäen ylös- kuin alaspäin. Jos budjetti on laskettu sentilleen tiukaksi, voi jokin yksittäinenkin yllättävä meno aiheuttaa tilanteen, jossa yrityksen kassavarat eivät riitä tuleviin laskuihin. Kassaanmaksuista vähennetään sitten kassastamaksut. Tämä on siis se summa, jonka yritys arvioi olevan alkukassana seuraavana kuukautena.

Budjetin seuranta

Kassabudjettia ei toki luoda vain arvioksi, joka heitetään menemään, jos loppusaldo on positiivinen. Budjetoituja lukuja tulee verrata toteutuneisiin lukuihin, jonka jälkeen nähdään, missä on säästetty ja missä menty yli budjetin. Näistä voidaan sitten edelleen analysoida, mistä arvioinnin virheet johtuvat.

Muuta huomioitavaa kassabudjetin tekijälle

Tärkeää kassabudjetissa on ottaa huomioon, että yksi kuukausi ei kerro vielä mitään yrityksen toiminnasta. Tulot ja kulut eivät pysy samoina joka kuukausi. Esimerkiksi lainan lyhennykset tai vakuutusmaksut voivat tulla maksettavaksi muutaman kuukauden välein. Tällöin kassabudjettiin on merkittävä ne sille kuukaudelle, jolloin ne maksetaan. Kassabudjettia tehdessä tulee siis muistaa, että tulojen ja menojen arviot merkitään silloin, kun raha liikkuu. Menot merkitään, kun lasku maksetaan ja tulot, kun rahat tulevat kassaan tai pankkitilille.

Aloittava yritys ei välttämättä ensimmäistä kassabudjettia tehdessään osaa vielä arvioida todenmukaisesti tulevien kuukausien myyntiä. Tästä syystä yritystoiminnan alussa onkin varauduttava tilanteeseen, jossa jopa vuoden ajan menot ylittävät tulot. Vaikka yrityksen tase näyttäisikin hyvältä, yrityksen maksuvalmius on tässä vaiheessa paljon tärkeämpää. Jos yritys ei selviä esimerkiksi ostojen tai palkkojen maksusta, tulee maineeseen niin iso ryppy, ettei se ole nopeasti korjattavissa.

Vaikka budjettia ei kannatakaan vetää liian tiukalle, on yliarvioinnissakin omat ongelmansa. Jos yrityksen kassassa on enemmän rahaa kuin sille on tarvetta, tarkoittaa se sitä, että yritys on epäonnistunut löytämään rahalle parempaa käyttöä. Pankkitilillä istuvat eurot sitovat yrityksen pääomaa, mutta niistä ei saa tuottoa. Suureksi paisuvaa kassaa kannattaakin harkita sijoitettavaksi paremmin tuottaviin kohteisiin, kuten investointeihin tai rahastoihin.