Yrittäjän ilmaiset työkalut

Sekä kevytyrittäjyydelle että pienyrittäjyydelle tyypillistä on useiden asiakkaiden kanssa samanaikaisesti työskentely. Kevytyrittäjäksi lähtiessäsi on kuitenkin tärkeää priorisoida ”laskuttavat tunnit”, jolloin pyrit karsimaan tehotonta aikaa ja siten lisäämään varsinaista työaikaasi. Tämä tarkoittaa sitä, että aikaa kannattaa käyttää mahdollisimman vähän sellaisiin tehtäviin, joista et voi laskuttaa asiakasta.

Kevytyrittäjän aikaa tuhlaavia tehtäviä ovat usein:

• Sähköpostien kirjoittaminen
• Sähköpostien joukosta tietojen etsiminen
• Asiakkaaltasi materiaalien perään kyseleminen
• Tarjouspyyntöjen kirjoittaminen
• Kirjanpito
• Laskutus

Jos laskutat asiakastasi tuntilaskutuksena tai kirjoitat työksesi ja laskutat sanamäärän perusteella, alat pian tiedostaa yhä tarkemmin, kuinka paljon laskuttava tunti voi tuoda sinulle yrittäjänä rahaa. Siksi hyvät projektinhallintatyökalut, raha-asioita nopeuttava laskutuspalvelu sekä aikaa säästävät kommunikaatiovälineet ovat tärkeitä. Ne eivät ainoastaan helpota arkeasi, vaan ne voivat auttaa sinua tienaamaan enemmän. Tässä artikkelissa esittelemme tärkeitä ja hyviksi havaittuja projektinhallintaan liittyviä työkaluja.

Slack kommunikointiin

Slack korvaa sähköpostit eikä sinun tarvitse enää hypellä meilien, Skypen tai Whatsapin välillä viestitellessäsi asiakkaidesi kanssa. Voit perustaa kanavia eri projekteille. Sen sijaan että lähettäisit sähköpostia Matille ja alatte rönsyillä kolmen eri projektin välillä, voit perustaa jokaiselle projektille oman chat-kanavansa ja kutsua Matin käyttäjäksi pelkän sähköpostiosoitteen avulla. Silloin jokaisessa kanavassa pysytään oikeassa aiheessa ja jos tarvitset tietoja liittyen juuri tiettyyn projektiin, tiedot ovat helposti löydettävissä, kun et enää kaivele niitä sähköpostiesi joukosta. Slackin voi myös yhdistää esimerkiksi Google Docsiin, jolloin tiedostojen jakaminen nopeutuu.

Laskutuspohja pienyrittäjille

Yllättävän monet yrittäjät käyttävät yhä Exceliä tai muuta taulukkolaskentaohjelmaa laskujensa kirjoittamiseen. Vaikka ilmaiset pohjat Exceliin ovatkin yhtä sääntöjenmukaisia käyttää kuin oikeat laskutusohjelmat, niiden ongelma on kuitenkin suuri virheiden mahdollisuus ja manuaalisen työn määrä, joka vie aikaa. Vaikka muistaisitkin täyttää suurimman osan tiedoista taulukkolaskentaohjelmaasi oikein, usein viimeistään laskun numeron kohdalla keskittyminen herpaantuu ja saatat lähettää laskun virheellisenä asiakkaalle, saadaksesi sen vain bumerangina takaisin. Suurin osa käsin laskuja kirjoittavista pienyrittäjistä on kokenut sen tilanteen, missä alat kysellä laskun maksun perään eräpäivän mentyä. Vasta tämän jälkeen asiakkaasi ilmoittaa että laskusta puuttui joitain tietoja tai ne olivat virheellisiä.

Laskutusohjelmaa, kuten ilmaista Laskutuspohja.fi -palvelua käyttäessäsi säästät ensinnäkin aikaa, jonka voisit käyttää myös tehokkaammin laskuttaviin tunteihin. Toinen laskutuspalvelun etu on se, että laskutuspohja täyttää itse itsensä automaattisesti Y-tunnuksen perusteella, jolloin virheitä ei pääse syntymään. Kuitenkin ehkä suurin aikaa säästävä etu ilmaisen Laskutuspohja.fi -palvelun käyttämisessä on se, että lasku menee sähköisenä laskuna suoraan oikealle vastaanottajalle ilman, että se jumittuu pullonkaulana toimivan liiketoiminnan edustajan sähköpostilistalle. Voit toki halutessasi tilata myös maksullisen version, jonka avulla Laskutuspohja.fi jopa printtaa laskusi henkilökohtaisesti ja postittaa sen paperisena versiona eteenpäin, jos haluat.

Mistä tässä laskutuspalvelussa on sitten kyse?

Laskutuspohja.fi kiireisille yrittäjille

• Ilmainen versio on tarjolla kaikille kevytyrittäjille ja muille yrityksille. Version avulla voit lähettää standardin mukaisia laskuja ja ladata ne myös koneellesi pdf-muodossa. Ilmaista laskutusohjelmaa ei tarvitse ladata koneelle, vaan voit käyttää sitä suoraan verkkoselaimesi, kuten Chromen, Firefoxin, Safarin tai Microsoft Edgen kautta.
• 30 päivän ilmainen koeaika maksulliseen laskutusohjelmaan. Ilmainen koeajan hyödyntäminen ei sido sinua jatkamaan maksulliseen palveluun. Koeajan tilaaminen ei vaadi luottokorttitietoja, nimi ja sähköpostiosoite riittää. Kun koeaika umpeutuu, voit valita haluatko alkaa maksaaa palvelusta 10 euroa kuukaudessa.

Maksullinen laskutuspalvelu

Laskutuspohja.fi:llä on ilmaisen laskutusohjelman lisäksi myös maksullinen versio, josta veloitetaan tällä hetkellä 10 euroa kuukaudessa.

• Dashboard kertoo mitkä laskusi ovat vielä maksamatta. Statistiikasta selviää nopeasti, montako laskua olet lähettänyt, mikä maksuaika niissä on, paljonko avoimia eli maksamattomia laskuja odottaa suoritusta ja montako euroa laskuja on maksettu. Näitä kuvastaa myös kätevä diagrammi, joka näyttää viimeisen vuoden laskutuksen ja ALV:n.
• Neljä tapaa lähettää lasku: digitaalisesti, sähköpostitse, verkkolaskuna tai perinteisenä paperilaskuna. Laskutuspohja.fi printtaa tarvittaessasi paperilaskusi ja postittaa ne asiakkaillesi.
• Useita käyttäjiä: voit lisätä muita käyttäjiä tilillesi. Tämä on erityisen kätevää lomien aikaan, jolloin laskujen lähettäminen ei keskeydy, vaikka olisitkin mieluiten mökkilaiturilla.

  

• Automaattinen yrityksen tietojen täyttö kun lisäät Y-tunnuksen sille varattuun kenttään. Tämä vähentää virheellisten laskujen lähettämisen riskiä.
• Laskutus ulkomailla: useita eri valuuttoja.
• Tallenna useampi tilinumerosi palveluun: voit säästyä virheellisten laskujen lähettämiseltä kun tallennat kaikki tarvitsemasi tilinumerot palveluun.
• Voit kirjoittaa henkilökohtaisen tervehdyksen sähköpostilaskun yhteyteen.
• Laskun uudelleen lähetys, jos lasku on hukkunut vastaanottajan sähköpostisumaan.
• Muutaman klikkauksen maksumuistutukset
• Hyvityslaskut
• Laskun eräpäivän muutokset
• Laskun kopiointi seuraavaa, samalle asiakkaalle lähtevää laskua nopeuttamaan.
• Kooste laskuista
• Rakennusalan käännetty alv.
• Turvallisuus: ISO-sertifioudyt konesalit ja varmistetut tietokannat, jonne ulkopuoliset eivät pääse.
• Päivittäiset varmuuskopiot säilyttävät laskutietosi turvassa myös teknisten ongelmien yllättäessä. Tiedot ovat paremmassa tallessa kuin kotikoneellasi.
• Alennettu hinta jos tilaat palvelun vuodeksi eteenpäin.

Trello-projektinhallintatyökalu kevytyrittäjille

Trello on verkosta löytyvä työkalu, jonka avulla voit purkaa isot projektikokonaisuudet pienemmiksi, helpommin ymmärrettäviksi osiksi ja seurata työvaiheiden etenemistä. Samalla voit kutsua toisia projektissa mukana olevia henkilöitä, kuten asiakkaasi, mukaan.  Sen sijaan että jahtaat pieniä yksityiskohtia rönsyilevistä sähköpostiketjuista, voit lisätä tehtävät Trello Boardille eli taululle.

Voit aloittaa kuinka monta taulua tahansa, mutta perustapa jakaa projektit pienempiin osiin on käyttää ”to do”, ”doing” ja ”done” -menetelmää. Taululla on ikäänkuin kolme saraketta, joista siirtelet valmiita työvaiheita tehtyjen kategoriaan ja aloitat uusia tehtäviä, siirtämällä ne työn alla olevien tehtävien sarakkeeseen. Trellon vahvuus on siinä, että asiakkaasi ei tarvitse kysellä perääsi tarkistellen, missä vaiheessa projekti on menossa. Riittää kun he seuraavat sähköpostiin tullutta linkkiä ja tarkistavat tilanteen livenä. Voit alkaa käyttää Trellon ilmaisversiota ja kokeilla helpottuuko projektinhallinta ja kommunikaatio, ellet joudu etsimään asiakkaan kanssa sovittuja, pieniä yksityiskohtia pitkistä sähköpostiketjuista.

Asana-projektinhallintatyökalu

Asana on Trellosta pidemmälle viety, verkossa toimiva työkalu. Jos olet toiminut jonkin aikaa kevytyrittäjänä ja tehnyt töitä usean asiakkaan kanssa, olet mahdollisesti joutunut käyttämään todella laajaa skaalaa erilaisia digitaalisia työkaluja. Asanan avulla saat pääsyn muun muassa Gmailiin, Google Docsiin ja Google Sheetteihin, Google-kalenteriin, Dropboxiin, Slackiin, Salesforceen, Microsoft Office 356:n, Microsoft Teamsiin, Power BI:n, OneDriveen, Instaganttiin, Githubiin, Mailchimpiin, Zendeskiin ja Jiraan.

Tässä listassa esittelimme jo monelle eri alalle, kuten markkinointiin, ohjelmistokehitykseen ja business intelligenceen liittyviä työkaluja. Asana soveltuu siis monenlaisten tiimien, projektien ja työtehtävien hallintaan. Sen avulla voit keskittää kaikki tarpeelliset työkalusi ja tiedostojen siirrot yhteen paikkaan. Projektinhallinnan työkalun ilmaisversiolla voit luoda rajattoman määrän tehtäviä, projekteja ja konversioita. Voit työskennellä yhteensä 15 tiimiläisen kanssa ilmaisversion avulla. Saat käyttöösi perus-dashboardin sekä hakutyökalun.