Mitä toiminimen verotuksessa saa vähentää?

Idea toiminimen verovähennyksistä kuulostaa erittäin loogiselta: jos yritystoiminnasta aiheutuu kuluja, ne merkitään kirjanpitoon vähentämään tulosta. Raja vedetäänkin siihen, mikä lasketaan yritystoiminnan kuluksi ja mikä ei. Hankinnat ja menot, jotka liittyvät ainoastaan yritystoimintaan, ovat tietenkin kulua. Mutta mitä jos toimisto sijaitseekin kotona tai työpakulla tehdään myös viikonloppumatkoja? Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimpiä toiminimiyrittäjän kuluja kommentoiden niiden vähennyskelpoisuutta. Usein vähennyskelpoisuus on täysin riippuvaista elinkeinotoiminnan toimialasta. On ymmärrettävää, että kampaamon kuluihin kuuluu pino juorulehtiä, mutta verottajalle tuskin ne menisivät läpi putkimiehen kuluna. Mikään ei siis ole täysin mustavalkoista, vaan tapauskohtaisesti kannattaa tietenkin olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään.

Mitä vähennyksillä tarkoitetaan?

Verovähennykset tarkoittavat käytännössä niitä menoja, jotka yrittäjä voi kirjata kirjanpitoon yritystoiminnan kuluina. Ne siis vähentävät toiminimen verotettavaa tuloa – eli siten itse maksettavan veron määrää. Tästä syystä kaikki yritystoiminnasta aiheutuneet pienetkin kulut kannattaa raportoida kirjanpitäjälle, jotta et maksa veroja turhaan. Vaikka käytännössä toiminimiyrityksen ja yrittäjän henkilökohtaiset varat ovatkin yhteisiä, voi verotettavaa tuloa vähentää ainoastaan yritystoiminnan kuluilla. Tämä tarkoittaa siis sitä, että henkilökohtaiset menot eivät ole vähennyskelpoisia.

Voiko toiminimi vähentää verotuksessa…?

… työvaatteet?

Useimmiten kyllä. Jos vaatteet on hankittava pelkästään työtä varten, eikä niitä voi olettaa käytettävän muussa käytössä. Tämä tarkoittaa siis sitä, että esimerkiksi suoja-asut, työhaalarit ja vastaavat voivat olla vähennyskelpoisia menoja. Esimerkiksi tummaa pukua tai jakkupukua sen sijaan ei voi vähentää, vaikka ne ostaisi ja niitä käyttäisi ainoastaan työssä. Rajan vetoon auttaa kysymys: voisiko tätä käyttää työn ulkopuolella?

… työntekijöiden palkat?

Useimmiten kyllä. Jos yksityisellä elinkeinonharjoittajalla on työntekijöitä, ovat heidän palkkansa ja työnantajasuoritukset yritystoiminnan menoa. Sen sijaan palkka, joka on maksettu yrittäjän puolisolle tai alle 14-vuotiaalle lapselle ei voida vähentää.

… asiakastapaamisen ravintolalaskun?

Osittain kyllä. Tapaamiset asiakkaiden (tai muiden yhteistyökumppaneiden) kanssa voivat aiheuttaa vähennyskelpoisia edustuskuluja. Olennaista on se, että tapaamisen tarkoituksena on asiakassuhteen edistäminen, luominen tai säilyttäminen. Jokaperjantaiset bisset kaverin kanssa eivät siis ole edustuskulua, vaikka yrittäjä ostaisikin häneltä palveluita. Tärkeää on myös muistaa, että edustuskuluiksi lasketaan ainoastaan kulut, jotka kohdistuvat ulkopuolisiin tahoihin. Työntekijöiden syöttäminen ja juottaminen ei ole edustuskulua. Edustuskuluista voi vähentää verotuksessa ainoastaan 50 %, eikä arvonlisäveroa.

… oman palkan?

Ei. Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä ei voi nostaa itselleen palkkaa, joten luonnollisestikaan se ei siis ole vähennyskelpoista menoa. Palkan sijasta yrittäjä tekee yksityisottoja, jotka merkitään kirjanpitoon, mutta jotka eivät ole yrityksen menoa – eivätkä siten vähennyskelpoisia.

… yritystoiminnasta saadun sakon?

Ei. Jäikö yrityksen paku poikittain pyörätielle? Vaikka kyseisestä tilanteesta saatu parkkisakko onkin suunnattu yritykselle, ei sitä (eikä muitakaan sakkoja tai rangaistusluonteisia maksuja) silti voida vähentää verotuksessa yrityksen kuluna.

… YEL- ja muut vakuutusmenot?

Kyllä. YEL-vakuutusmaksu on aina vähennyskelpoinen. Muiden vakuutusmenojen vähennyskelpoisuus riippuu vakuutuksen luonteesta. Esimerkiksi henkivakuutus ei ole vähennyskelpoista menoa, mutta tapaturmavakuutus on.

… television toimistossa?

Useimmiten ei. Kaikki riippuu aina yrittäjän toimialasta sekä työn luonteesta. Verottaja harvoin ymmärtää, miksi puuseppä tarvitsee yritystoiminnassaan 60 tuuman televisiota. Sen sijaan valokuvaajan tai graafikon täytyy ostaa työn tekemiseen tarvittavaa kalustoa usein peruskäyttäjää korkeammasta taso- ja hintaluokasta. Nämä jälkimmäiset kulut ovat sitten vähennyskelpoisia. Tarvittaessa yrittäjän on pystyttävä osoittamaan, kuinka kuluihin laitetut hankinnat edistävät yritystoimintaa.

… vuokratun toimiston varustelun?

Useimmiten kyllä. Oleellista vähennyksissä on se, käytetäänkö hankintoja yritystoiminnassa kokoaikaisesti, osittain vai ei ollenkaan. Toimistokalusteet voi periaatteessa vähentää verotuksessa. Jos kyseessä on kotitoimisto tai erillinen vuokrattu toimisto ja saat työhuonevähennystä, et voi kuitenkaan vähentää kalusteita erikseen. Jos toimiston varustelun katsotaan kestävän yritystoiminnan käytössä yli 3 vuotta tai niiden suuruus on yli 850 euroa, tulee niistä tehdä poistoja. Poistot tarkoittavat käytännössä sitä, että hankintahinta vähennetään verotuksessa pidemmällä aikavälillä, jolloin ne vastaavat paremmin hankinnan käyttöaikaa. Korkeintaan 850 euron hankinnat voi merkitä kuluihin sellaisinaan, mutta yhteensä niitä voi olla vuodessa kuitenkin ainoastaan 2 500 euron edestä.

…yksityisautoilun firman autolla?

Ei. Yksityisautoilu ei ole vähennyskelpoista, joten se täytyy korjata pois auton käyttökustannuksista. Jos elinkeinotoiminnan varallisuuteen (eli yli 50 % ajoista on yritysajoja) kuuluu auto, jolla tehdään myös yksityisajoja, täytyy yrittäjän pitää ajopäiväkirjaa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kaikista autolla ajetuista matkoista tehdään merkintä ajon keston, pituuden ja tarkoituksen mukaan. Lisäksi merkinnät tehdään autoilun todellisista kuluista, kuten bensasta ja huolloista. Kuluista oikaistaan sitten suhteessa yksityisautoilun osuus pois. Jos siis ajetuista kilometreistä ajopäiväkirjan mukaan on ollut esimerkiksi 70 % yritystoiminnan ajoja, lasketaan auton kuluista vähennyskelpoiseksi menoksi 70 % osuus. Verohallinnon sivuilta löytyy yksityiskohtaiset ohjeet autokulujen vähentämiseen.

…itse auton?

Osittain kyllä. Kun autoa käytetään yli 50 % yritystoiminnan ajoihin, tehdään sen ostohinnasta poistoja. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että auton hinta jaksotetaan pidemmälle aikavälille vastaten paremmin sen käyttöikää. Poistoja sitten käsitellään kirjanpidossa samoin kuin muitakin auton kuluja edellisessä kohdassa. Jos siis autolla tehdään myös yksityisajoja, osa auton ostohinnasta kohdistuu siis toiminimiyritykselle ja osa yrittäjälle henkilökohtaisesti. Autoa ostaessa voi lisäksi joissain tapauksissa saada vähentää arvonlisäveron, jos sitä ei käytetä ollenkaan yksityisajoihin (ml. kodin ja työnpaikan välisiin ajoihin).

…matkat kotoa töihin?

Ei. Työmatkat kotoa tavanomaiselle työpaikallesi eivät ole yritystoiminnan kulua, eivätkä sitten vähennyskelpoisia. Ne voivat kuitenkin olla vähennyskelpoisia henkilökohtaisessa verotuksessa.

…starttirahan?

Ei. Starttiraha ei ole yrityksen tuloa eikä menoa. Se on tarkoitettu yrittäjän henkilökohtaiseksi tueksi toimeentuloon yritystoimintaa aloittaessa. Tästä syystä siis starttirahaa ei merkitä minnekään yritystoiminnan kirjanpidossa.

…kevytyrittäjälle tai freelancerille maksetut korvaukset?

Kyllä. Kevytyrittäjän ja freelancerin työstä maksetut korvaukset ovat kokonaan vähennyskelpoista yritystoiminnan kulua.

…yrityksen lainan lyhennykset?

Ei. Lainan lyhennys ei ole vähennyskelpoinen meno. Sen sijaan yritystoiminnan lainojen korot voi joissain tapauksissa vähentää verotuksessa.

…lehtitilaukset?

Riippuu tilanteesta. Lehtitilausten vähennyskelpoisuus riippuu lehdestä ja siitä, mihin osoitteeseen tilaus on tehty. Käytännössä ammattilehdet ovat vähennyskelpoisia riippumatta siitä, tilataanko ne koti- vai työosoitteeseen. Sanomalehtitilaukset sen sijaan voidaan vähentää ainoastaan siinä tapauksessa, että ne tilataan yrityksen toimipaikkaan.

…terveydenhuollon menot?

Riippuu tilanteesta. Toiminimiyrittäjä voi halutessaan järjestää itselleen työterveyshuollon. Nämä kustannukset ovat silloin suoraan vähennyskelpoista menoa, kunhan ne ovat Kelan korvaaman työterveyshuollon piirissä ja yrittäjällä on työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa sopimus. Lisää yrittäjän työterveyshuollosta ja sen kulujen vähentämisestä voit lukea täältä. Yksittäiset lääkärikäynnit ilman palvelusopimusta eivät ole yritystoiminnan kulua.

…ulkona syödyt lounaat?

Ei. Työpäivän aikana syödyt ateriat eivät mahdu elinkeinotoiminnan kulujen alle. Yrittäjän ruokailuista ei siis voi tehdä kulumerkintää kirjanpitoon. Koska yksityinen elinkeinonharjoittaja ei voi maksaa itselleen palkkaa, ei hän myöskään voi tarjota itselleen luontaisetuna lounasseteleitä tai muita etuja. Työmatkan aikana syödyt ateriat sen sijaan voidaan vähentää todellisten kulujen mukaan päivärahaan verrattavaan määrään asti.

…vuokran, jos työ tehdään kotona?

Osittain kyllä. Jos yrittäjä tekee töitä kotoa, siitä ei tietenkään kerry vuokrakuluja, joita kodin ulkopuolisen työpaikan vuokraamisesta tulisi. Mikäli asunnossa on erillinen työtila, voidaan kulut vähentää todellisten kulujen mukaan suhteessa asunnon kustannuksiin. Esimerkiksi 100 neliön asunnosta, jossa on 30 neliön työtila ja 1 000 euron vuokra voidaan laskea yrityksen kuluksi 300 euroa kuukaudessa. Vaikka yrittäjä ei tekisikään vähennyksiä todellisten kulujen mukaan, voi hän silti aina vähentää Verohallinnon vuosittain tarkistaman työhuonevähennyksen verran.

…asiakkaan maksamattomat laskut?

Kyllä. Jos perintä ei tuota tulosta, voidaan maksamaton lasku merkitä kirjanpitoon luottotappiona. Tämä onnistuu kuitenkin vain, jos kirjanpito suoritetaan kahdenkertaisena. Yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista, joten jos maksua ei tule, sitä ei kirjata. Kannattaa kysyä omalta kirjanpitäjältä, kuinka myös yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävä voi vähentää luottotappion yritystoiminnan menona.

…uudelleen kouluttautumisen?

Riippuu tilanteesta. Osa yrittäjän kouluttautumismenoista voi olla vähennyskelpoisia. Käytännössä kulut, jotka voidaan vähentää ovat yksittäisiä kursseja, joilla yrittäjä parantaa tai ylläpitää omaa ammattitaitoaan. Sen sijaan kokonaan uuteen ammattiin kouluttautuminen ei ole yritystoiminnan kulua, eikä siten vähennyskelpoista.

…kirjanpidon kulut?

Kyllä. Kirjanpidon kulut voidaan aina vähentää. Useimmiten kirjanpitäjä tekee tämän automaattisesti lähettäessään laskun, mutta aina kannattaa varmistaa.

Yllä mainitut kohdat ovat tietenkin vain esimerkkejä. Jokaisesta yritystoiminnan menosta tulisi olla vedenpitävä selitys siltä varalta, että verottaja kiinnostuu aiheesta. Jos jonkin menon vähennyskelpoisuus mietityttää, kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään, joka varmasti osaa antaa ammattilaisen mielipiteen kulun kirjaamisesta.

Entä yrittäjän henkilökohtaisen verotuksen vähennykset? Jos aihe kiinnostaa, olemme julkaisseet artikkelin myös yksityishenkilön verovähennyksistä täällä.